La organización de eventos requiere de varias fases y mucha preparación. Las fases para la organización de eventos son las siguientes:
1. Planificación del evento
En la primera fase hay que tener en cuenta los siguientes aspectos: el Briefing y Estrategia, los objetivos, el presupuesto, el diseño integrando con la identidad visual, elección de la localización/localizaciones, el cronograma y el equipo de producción.
2. Organización del evento
Después, en la fase de la organización hay que pensar en aspectos de coordinación, el protocolo, el contenido, speakers, comité técnico, la selección de proveedores, el catering, la seguridad, el transporte, los azafatos, el merchandising o regalos promocionales, y la decoración.
3. Ejecución del evento. El día D.
Cuando ya tenemos hemos tomado las decisiones pertinentes, llega el gran día (conocido como “El Día D”, como en la Segunda Guerra Mundial), y aunque puede parecer que está todo hecho, es al contrario ya que hay que estar pendiente de muchos aspectos para que se cumpla todo según lo hemos planeado. Para ello puede ayudarnos en términos de producción y logística, la elaboración de una escaleta o guión en donde se refleje en cada momento lo que debe suceder. También es útil enviar un briefing recordatorio a los distintos públicos (speakers, VIPs, proveedores, etc). Definir técnicas de coordinación y atención al personal de apoyo: azafatas, camareros, conductores, equipo técnico, etc. Así como hay que definir la atención también in situ a invitados, prensa, líderes de opinión, influencers, etc.
4. Evaluación post-evento.
Después del evento, no solo hace falta recoger el equipo y el stand. Sino que es el momento ideal para evaluar y repasar las lecciones aprendidas (si por ejemplo han ocurrido imprevistos que han dificultado algún paso), se recomienda la redacción memoria del evento, así como enviar notas de agradecimiento a todos los implicados y envío de información relevante a los no asistentes. Por último, es necesario saber lo que se dice de nosotros y nuestro evento en las redes sociales.
